Automatizar a captura de dados

Elimine o pânico do seu processo de entrada de documentos!

Faça com que os documentos cheguem às aplicações e pessosas corretas.

A tempo, digitalizados e prontos para serem processados.

Capture escrita a mão.

Maximize

- Níveis de serviço
- Capacidade
- Qualidade da informação
- Eficiência
- Controle

Minimize

- Custos operacionais
- Tempo de processamento
- Tempo de distribuição
- Erros humanos 

A separação, distribuição e preparação manuais de documentos consomen muito tempo e recursos inaceitáveis, debilitando tarefas do trabalho qualificado responsável pelos rendimentos da sua empresa.

É por isso que pretendemos automatizar o trabalho excessivo ao mesmo tempo melhorar os fluxos, serviços e a produtividade em geral.

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 Separação, indexação e distribuição

Separar, ordenar, classificar, indexar e distribuir todos os documentos comerciais recebidos. Estes são integrados em grupos lógicos como todos os documentos que pertencem a um assunto específico.
Isto significa que sua empresa pode ter uma "sala de correio" automatizada, no lugar que seja mais conveniente. O seu pessoal especializado terá assim tempo para se concentrar em tarefas mais qualificadas. 

Classificadores de textos com auto-aprendizagem

Basta fornecer um conjunto de documentos-amostra para cada tipo de processo e clicar no botão, para acionar as capacidades automáticas de reconhecimento. Basta colocar todo o correio de papel recebido no scanner (documentos electrônicos entram diretamente) e deixe o computador fazer o resto.
Quando há dúvidas em relação à classificação, o operador é notificado para fazer as correcções.

Extração

Depois de classificados, é extraída a informação essencial dos documentos, como números de contas, números de apólices de seguro, nomes ou endereços. A informação é transferida para o seu sistema de gestão, juntamente com uma imagem do documento. Tudo isto é completamente "acessível", proporcionando uma busca facilitada aos documentos a qualquer momento.

Gestão eficaz

A gestão de usuários permite especificar quais atividades um operador está autorizado a efetuar.

A supervisão de produção mostra exatamente onde estão os documentos no sistema. Isto também oferece  rastreabilidade de auditoria, em conformidade com SOX.

Integração

Seleccionar o(s) formato(s) de saída mais adequado(s) ao fluxo descendente do seu sistema(s) ou arquivo(s) comercial (is).

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Processamento de formulários

Processamento de formulários completo e automatizado desde o recebimento até à base de dados e o fluxo descendente. A verificação é rápida e simples graças ao conjunto de ferramentas eficientes.
Obtenha formulários de todos os meios de entrada simplificados num processo único para extração, validação e verificação. Integrar com a aplicação de sua escolha.
Para si, isto significa eficiência, fiabilidade, serviço de apoio aos clientes e condições de trabalho melhoradas.

Captura

Independentemente de como são recebidos, todos os formulários são manuseados pelo mesmo processo fiável e simples. No entanto, apesar da revolução tecnológica, a maioria dos formulários ainda são recebidos em papel. Consequentemente, é importante que o manuseamento com scanner inclua identificação, remoção de fundos pré-impressos, processamento de cores, controle de qualidade durante a digitalização e impressão.

Separar

Dado que cada formulário tem que ser identificado para o molde a ser aplicado, a separação é feita automaticamente.

Extração e validação

É altamente desejável ter flexibilidade nos moldes, dado que impressoras, scanners e fax podem introduzir desvios verticais ou horizontais.
Receberá informações completas de

  • Textos manuscritos e caracteres especiais, apesar de grandes variações entre regiões e idiomas
  • Todos os tipos de códigos de barra principais atualmente em uso, incluíndo Data Matrix (código QR)
  • Marcar caixas e fazer circulos

Podem ser usadas uma grande variedade de bases de dados, dicionários, verificações de gama e outras ferramentas de validação para assegurar a máxima exatidão. Quando os dados são automaticamente confirmados, o formulário pode contornar a verificação.

Verificação

Os formulários podem ser validados a uma taxa de cerca de 100 000 caracteres por hora, com as nossas técnicas de verificação em massa muito rápidas. Quaisquer alterações que faça, são instantaneamente revalidadas.
Está disponível uma imagem digital para cada formulário em todo o processo para simplificar a verificação e atividades orientadas para o fluxo de trabalho. Esta imagem é subsequentemente arquivada ao longo da informação do formulário.

Resumo de produção

Pode monitorizar o status da produção de formulários, conjuntos e lotes na sua base de dados. Selecionar ítens de interesse em qualquer combinação e copiar para análise no programa externo de sua escolha.

Integração

Pode adicionar a sua própria funcionalidade e integrar FORMULÁRIOS com qualquer sistema externo - para estatísticas, listas de recolhimento de encomendas, atualização de inventários, ficheiros do pessoal e mais.
Obtém a segurança e flexibilidade em todos os casos que são esperados num processo comercial crítico.

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Preparação de Notas Fiscais

Desde a entrada ao fluxo de trabalho. Pronto para integrar com os sistemas mais conhecidos de ERP/financeiros de sua escolha. Isto significa que de forma rápida e confiável suas notas fiscais são incorporadas ao processo de contas a pagar.

Triagem

Identidades de fornecedores ou agentes de compras são detectadas e verificadas. O tipo é detectado, seja uma despesa geral ou um pedido de compra, ou mesmo, se é uma nota fiscal ou uma nota de crédito. Assim, as regras corretas de gestão são aplicadas automaticamente.

Captura e validação

É claro que são extraídas tabelas extensas de ítens e taxas múltiplas de impostos. Toda a informação pode ser verificada usando cálculos ou por comparação com dados existentes. Se confirmado, a verificação manual da nota fiscal os dados podem então seguir o fluxo.

Pode também usar informação de vários registros do sistema ERP. Uma nota fiscal pode ser automaticamente registrada, desde que tudo esteja corretamente registrado e corresponda a um pedido de compra aprovado.

Verificação

Operadores individuais têm uma caixa de entrada personalizada que contém apenas as notas fiscais autorizadas para manuseamento. Qualquer correção é automaticamente revalidada de acordo com regras pré-definidas.

A verificação pode ser facilmente feita na internet sem qualquer perda de segurança.

Âmbito

Os documentos são recebidos em vários formatos diferentes através de diferentes canais. ReadSoft oferece as ferramentas para processar qualquer combinação, incluíndo textos manuscritos, até os que são difíceis de decifrar a olho nu. Nós digitalizamos, classificamos, separamos e distribuímos os documentos recebidos, totalmente preparados para servirem os seus processos descendentes.

Áreas de automação

Organizações com um alto volume de documentos.

O fluxo de documentos é basicamente o mesmo independentemente do tipo de indústria. A nossa experiência cobre diferentes setores da industriais, organizações de serviços públicos e instituições governamentais em vários países.

Por favor consulte a nossa lista de referências para mais informações ou entre em contato.

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Enterprise capture teamVamos juntos encontrar os gargalos dos seus processos e melhorá-los continuamente.

Equipe de captura ReadSoft

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