Hoje em dia, o processo de contas a pagar é um dos principais gargalos no processo financeiro. Como consequência, muitas organizações procuram automatizar seus processos com o intuito de eliminar os problemas. Entretanto, a automação é apenas um “facilitador”. Em muitos casos, os demais processos em torno da função de contas a pagar devem ser abordados de forma a obter maiores vantagens do potencial econômico criado pela automação. Adotando “As Dez Melhores Práticas” como uma parte integral da sua estratégia, as empresas podem garantir a maximização da automação.
1. Captura e gestão centralizada, submetida a um workflow no dia do recebimento
Esse é o primeiro passo na redução do tempo do ciclo rotativo do processamento das notas fiscais, resultando em ganhos de tempo substancial, gerando assim economia. Não apenas o trabalho intensivo de cópia e “caça aos papéis” é eliminado, mas a captura imediata de notas fiscais permite visibilidade completa e em “tempo real”, possibilitando acompanhamento mais efetivo do fluxo de caixa e potencial para maximizar as opções de pagamento atencipado com descontos.
2. Disciplinar a criação da ordem de compra (PO) entre os funcionários
Muitas empresas operam com até 90% de suas notas fiscais vinculadas a um pedido de compra (PO). Agilizando os processos e assegurando que os interessados compreendam a importância e o impacto de criar ordens de compras detalhadas, as empresas serão capazes de otimizar os recursos de seu processo de contas a pagar. Ordens de compra detalhadas permitem que as notas fiscais sejam enviadas diretamente para processamento e pagamento, permitindo mais tempo para se concentrar nas exceções e resolução de discrepância. Uma sugestão para aplicar esta regra básica entre os funcionários é medir como parte do Indicador de Desempenho da Área de Compra/Cadastro.
3. Separar as responsabilidades da equipe funcional adotando o controle para “compliance”
O cumprimento de regras Sarbanes – Oxley faz sentido para qualquer empresa de médio ou grande porte, sendo ela cotada na bolsa de valores ou não. O principal impulso do cumprimento SOX, aplicado ao processamento de contas a pagar é assegurar que o Requisitante ≠ Bens Recebidos ≠ Aprovador ≠ Pagador. Empresas que aplicam a separação dessas responsabilidades e combinam com uma trilha de auditoria garantirão que seja minimizada sua exposição de auditoria, e poderão cumprir os processos de divulgação e auditoria que lhe são impostas por órgãos reguladores.
4. Automatize fatura correspondente para processamento rápido e eficiente
Os termos 2-way, 3-way ou 4-way match são usados frequentemente. Mas o que eles significam para a sua empresa? Correspondência do PO com a nota fiscal recebida, ou PO com nota fiscal e certificado de bens recebidos, faz sentido a partir de um ponto de vista contábil, mas pode apresentar problemas se o sistema da empresa não está integrada e a informação não está disponível eletronicamente para comparação. Para o 3-way matching trabalhar adequadamente, o módulo de bens recebidos deve estar ativo no seu sistema ERP. Um 4-way match significa que os bens recebidos foram aceitos e em muitos casos moveram-se para seu destino final (além da validação de PO, nota fiscal e certificado de bens recebidos). Isso também faz com que seja imperativo que todos os componentes do sistema sejam capazes de integrar e comparar valores.
5. Simplificar e adequar o seu processamento de exceção
Um processamento direto através da PO, como explicado no ponto 2 permite que membros da equipe de contas a pagar concentrem-se em exceções. Notas fiscais não correspondentes geram uma resposta automática, seja através de um e-mail aos fornecedores, ou como uma capacidade de workflow para acelerar a resolução de discrepância. Em um sistema automatizado a exceção é apresentada imediatamente à pessoa certa, designada para lidar com isso, reduzindo assim o tempo levado através do processo moroso.
6. Simplificar a hierarquia de aprovação da organização
Em diversas empresas, as hierarquias de aprovação se tornam complexas e irrealistas, tal como adicionar camadas e níveis para criar "proteção" em detrimento do tempo de processo e da razão. Aprovações deveriam ser feitas por gestores apropriados, associados a limite do poder de aprovação. Ao restringir as aprovações para um máximo de 2 níveis, um fluxo de aprovação suave mais rápido e seguro pode ser alcançado.
7. Ajustar processos de negócios para dar prioridade às aprovações
Como os e-mails, as aprovações de workflow devem ser um passo prioritário no início de cada dia. Aprovações eletrônicas são muito parecidas com e-mails que são apresentados em uma caixa de entradas e podem ser facilmente deletados. Agendando isso como um processo do início do dia, as aprovações podem ser concluídas mais cedo e não ser mais uma tarefa pesada que se arrasta dia após dia, semana por semana.
8. Forneça um portal para esclarecimento de dúvidas
Remova 90% da operação de seus funcionários – para a consulta de fornecedores - para que possa focar em mais aspectos estratégicos do contas a pagar, que exigem sua especialização e realizam um rápido ciclo de tempo. Neste mundo de “utilizador pagante”, fornecer acesso restrito a um fornecedor, para uma área segura em que possa perguntar sobre o progresso de suas notas fiscais via web, em seu próprio prazo, faz total sentido e melhora a grande colaboração e serviço da cadeia de fornecedor. Os fornecedores são muito receptivos ao participar de um modo self-service, uma vez que as implicações de negócios e os benefícios financeiros são comunicados e entendidos por eles.
9. Solicitar aos fornecedores requerimentos mínimos para emissão de notas fiscais
Corrigir o processo de emissão de nota fiscal permite o pagamento imediato e preciso. Dentro dos termos de pagamento isso equivale a melhor relacionamento com o fornecedor. Pedir a um fornecedor para cumprir com orientações simples em troca de prazo zero pode ser o primeiro passo para construir um forte relacionamento.
10. Fácil acesso e visibilidade do Plano de Contas e Centro de Custo de Gerenciamento
Torne isso simples e preciso para gerenciamento de aprovações. Assegure-se de que o processo de codificação e aprovação é relativamente “sem dor”, incluindo fácil acesso aos menus suspensos do Plano de Contas padrão para codificação automática, por exemplo.
Se esse Top 10 de Melhores Práticas são aplicados ao seu sistema de contas a pagar, você maximizará os benefícios de automação e ajudará a proteger seu investimento em seu sistema ERP. Agende uma visita com nossos analistas.