DOCUMENTS
Deixe os computadores classificarem os documentos recebidos
O DOCUMENTS da ReadSoft automatiza as tarefas repetitivas de classificar e indexar.
Classificação e indexação automática significa uma administração mais eficiente em toda a organização, o que por sua vez reduz os tempos e custos de processamento.
Digitalize todos os seus documentos recebidos, sejam eletrônicos ou em papel, e deixe o nosso software fazer o resto.
Classificação automatizada
O produto DOCUMENTS da ReadSoft analiza cada documento recebido e determina que tipo de documento se trata. É um pedido de seguros, uma factura, um formulário, um pedido de empréstimo, um relatório de danos, uma reclamação médica, um pedido de crédito, alteração de endereço, etc?
O software classifica automaticamente qualquer documento, agrupa-os em grupos lógicos, por exemplo, todos os documentos relacionados com um certo assunto.
Indexação de documentos para uma recuperação fácil
Depois de classificados os documentos, o DOCUMENTS toma conta e extrai a informação chave desses documentos. O DOCUMENTS busca e extrai informação automaticamente, quer seja números de contas, números de apólices de seguro, nomes ou endereços.
Esta informação, juntamente com o documento classificado, fica assim pronto para integrar o seu sistema comercial. Isto significa que toda a informação chave para qualquer assunto específico fica disponível em formato digital.
Para além disso, é possível buscar toda a informação, proporcionando a capacidade de recuperação de documentos em qualquer altura.
Adequado quando:
A sua organização trata grandes quantidades de documentos e gasta muito tempo a classificá-los e arquivá-los.
Com o DOCUMENTS, você pode:
Obter maior eficiência
A eficácia será amplificada por esta classificação e distribuição de documentos mais rápida e exata.
Melhorar o controle
Acesso imediato aos relatórios de status e rastreio de auditorias, significa um melhor conhecimento do fluxo de informação crítico para a sua empresa.
Melhorar as condições de trabalho do seu pessoal
Permite que o seu pessoal possa se concentrar em tratar dos assuntos em vez de os classificar.
Ter maior transparência
Um rastreio completo para estar em conformidade com a legislação em vigor, como o SOX.
Capacidades técnicas
O DOCUMENTS pode ser visto como um funil para todos os documentos comerciais recebidos. Não importa como são recebidos (papel, fax, e-mail, PDF, etc), os documentos são integrados ao fluxo.
O software lê um documento da mesma forma que os humanos o fazem. Procura identificadores como logotipo, palavras-chaves, combinações de palavras e layout.
Mas ao contrário dos humanos, pode usar códigos de barras, por exemplo, para determinar o tipo de documento e a qual grupo pertence.
Um exemplo típico
Um assunto sobre seguros recebidos contém um formulário standard, um relatório de danos e uma carta. DOCUMENTS determina o tipo de cada documento e mantém o assunto como um conjunto ao passá-lo para o sistema de gestão de pedidos.
Estes três documentos estão agrupados como um documento comum maior, que é apresentado à pessoa responsável pela sua resolução. Dado que o DOCUMENTS já extraiu a informação chave, o documento pode ser ligado ao assunto correto e à pessoa responsável. Passa a ser imediatamente "procurável" no seu arquivo ou sistema comercial.
Integração do sistema comercial
A informação DOCUMENTS é fornecida continuamente para qualquer sistema, arquivo ou sistema de gestão ERP.