INVOICES
Transferência automática de notas fiscais diretamente para o seu sistema ERP
INVOICES é a primeira escolha global de captura de dados automatizada de notas fiscais e/ou faturas. Este software extrai automaticamente informação de qualquer nota fiscal recebida, valida-a e transfere-a para um sistema ERP.
Há várias formas de receber notas fiscais: em envelopes, por fax, como anexos de e-mails, através de XML (NFe = nota fical eletrônica) DANFE, CTe ou em PDF. O INVOICES gerencia tudo isto.
Toda a informação que pode ser de interesse é automaticamente recolhida. A validação e verificação de notas fiscais também pode ser executada automaticamente, dado que o software está equipado com perfis específicos para cada país no que se refere a taxas de impostos, moeda, formatos de dados, etc.
A informação recolhida é exportada do INVOICES para o seu sistema ERP para execução do lançamento contábil, autorização e aprovação pelo seu pessoal de contabilidade responsável pelos fornecedores.
INVOICES é o primeiro passo no seu processamento eletrônico de notas fiscais. Este software é uma espécie de funil para todas as suas faturas recebidas, dirigindo-as para o mesmo fluxo independentemente da fonte.
É adequado se:
A sua empresa processa mais de 5.000 notas fiscais por ano.
Com o INVOICES você pode:
Melhorar o seu resultado.
São eliminados os custos de registro e verificação manual.
Melhorar o seu controle financeiro
Obtenha informação mais rapidamente e com mais acurácia, com acesso simples a qualquer nota fiscal.
Melhorar as relações comerciais com os fornecedores
Conforme o seu processamento de notas fiscais se tornam mais rápido, as penalidades de pagamentos atrasados são eliminadas e os descontos de pagamentos antecipados são maiores.
Melhorar a satisfação do seu pessoal
Sua equipe pode concentrar-se em tarefas mais compensadoras que a de registar informação em computadores.
Capacidades técnicas
Que tipo de notas fiscais podem ser tratadas?
- Papel
Apesar da informática ter um desenvolvimento rápido as notas fiscais em papel vão continuar a existir por alguns anos. Por consequência, o INVOICES digitaliza as suas notas fiscais e oferece resultados de extração de alta qualidade. - Variações XML e NFe
Apesar de haver várias normas para NFe XML diferentes, o INVOICES trata desde o recebimento e cria uma imagem digital para ser usada nos processos subsequentes. - PDFs e imagens
O INVOICES extrai informação dos PDFs e de todos os formatos principais (TIFF, PNG, JPG, etc.). - Fax
As imagens de fax são automaticamente importadas por um link para o servidor de fax da sua empresa. O processo subseqeente será o mesmo usado para todas as restantes imagens digitais.
Tecnologia de auto-aprendizagem
O INVOICES aprende automaticamente onde procurar, na nota fiscal, a informação que seja do interesse da empresa e cria uma base de conhecimentos para cada fornecedor. Assim, a captura de informação será mais rápida e mais precisa ao longo do tempo.
Classificação automática
Os fornecedores e agentes de compra são identificados e comparados com os dados importados do sistema financeiro. O tipo (seja uma despesa geral ou um pedido de compras) é detectado, e também se trata de uma nota fiscal ou uma nota de crédito.
Esta informação é a base para a classificação automática que poupa muito tempo e trabalho nas fases iniciais.
Apoio para variações regionais integrado
O INVOICES está equipado com conjuntos específicos para cada país, prontos a usar, que incluem taxas de impostos, formato da data, moeda, caracteres, etc. A lógica comercial usada para validar datas, impostos e somas, fazem parte destas definições.
É claro que pode adicionar ou adaptar parâmetros para se ajustarem aos seus requisitos comerciais.
Correspondência automática das ordens de compra
O INVOICES gerencias os ítens, o que é uma pré-condição para correspondência automática de pedidos de compra. Assim, se integrar o INVOICES com os seus sistemas de compras e financeiro, sua empresa poderá aumentar substancialmente o valor do seu prcessamento electrónico de notas fiscais.
Controle automático de somas, valores, fornecedore e muito mais
O INVOICES pode executar vários testes automaticamente, por exemplo:
- O sub-total numa linha de um ítem corresponde ao número de artigo e preço unitário?
- A data de pagamento é razoável?
- O fornecedor está cadastrado no ERP?
Se tudo estiver correto, a nota fiscal pode ser transferida sem qualquer interferência manual.
Caixas de entrada pessoais asseguram uma verificação rápida e precisa
As notas fiscais terão que ser controladas manualmente se houverem discrepâncias. O INVOICES tem para cada operador, ou grupo de operadores, uma caixa de entrada separada que contém apenas as notas fiscais para as quais têm autorização para manusear. Desta forma, o trabalho pode ser distribuído para múltiplos operadores, e ao mesmo tempo é minimizado o risco de acessos não autorizados.
Integração do sistema comercial
O INVOICES se integra continuamente com a maioria dos sistemas de ERP do mercado. A ReadSoft tem integrações "inhouse" certificadas para o SAP e pelo Oracle E-Business Suite.